Правила выдачи документов из нотариального архива
Нотариальной палаты Ямало-Ненецкого автономного округа
1.Общая информация.
Настоящие Правила предоставления сведений (документов) из нотариального архива Нотариальной палаты Ямало-Ненецкого автономного округа (далее – Правила) регулируют получение сведений (документов) заинтересованными лицами, указанными в статьях 5 и 52 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате (далее – Основы).
2. Выдаваемые документы.
2.1. Нотариальным архивом выдаются (представляются) (п. 18 Приказа № 395 от 14.12.2022г.):
- сведения о наличии (отсутствии) в нотариальном архиве Нотариальной палаты Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - Архив) запрашиваемой информации (документов);
- архивная справка, содержащая запрашиваемую информацию, с указанием архивных документов, на основании которых она составлена. В архивной справке допускается цитирование документов;
- архивная копия нотариального документа;
- оригиналы архивных нотариальных документов в соответствии с ч. 7 ст. 25 Основ;
- номенклатурные дела в случаях, установленных законодательством, в том числе наследственные дела для возобновления производства;
- копии наследственных дел.
2.2. Копия нотариального документа, выданная из Архива, приравнивается к дубликату нотариального документа.
2.3. Документы и сведения о наличии (отсутствии) в Архиве запрашиваемой информации (документов), архивная справка, архивная копия нотариального документа могут быть выданы по заявлению в письменной форме только лицам (их представителям или правопреемникам) от имени или по поручению которых совершалось соответствующее нотариальное действие.
3. Тариф и оплата.
При оплате установленного тарифа в назначении платежа следует указывать:
«Оплата за документы из нотариального архива НП ЯНАО»
Решением Правления Нотариальной палаты Ямало-Ненецкого автономного округа от 17.02.2025 г., протокол №2 установлен размер платы за выдачу копии нотариального документа, архивной справки из Архива:
1) на бумажном носителе - 850 рублей 00 копеек;
2) в электронной форме - 425 рублей 00 копеек.
Предварительная консультация о месте хранения документов перед оплатой осуществляется по телефону: 8-3496-35-09-55 доб. 5
Оплата за выдачу копии нотариального документа или архивной справки производится только после установления наличия в Архиве запрашиваемых сведений!
Банковские реквизиты:
ИНН 8905038502/ КПП 890501001
Р/с 40703810767030100058
Западно-Сибирский банк
ПАО «Сбербанк России» г. Тюмень
К/С 30101810800000000651
БИК 047102651
4. Порядок направления (подачи) запроса (заявления).
4.1. Подать письменный запрос (заявление) установленной формы возможно:
- при личном обращении в Архив Нотариальной палаты Ямало-Ненецкого автономного округа, расположенный по адресу: г. Ноябрьск, ул. Ленина, д. 21, необходимы следующие документы:
- паспорт;
- СНИЛС;
- доверенность с указанием соответствующих полномочий (в случае подачи запроса представителем физического лица);
- ИНН (в случае подачи запроса представителем юридического лица, правопреемника);
- документ, подтверждающий полномочия (в случае подачи запроса представителем юридического лица, правопреемника);
- в случае возобновления наследственного дела - свидетельство о смерти наследодателя;
- посредством электронной почты на адрес нотариальной палаты ynnp@mail.ru, с приложением документов необходимых для установления личности, подписав направляемый запрос (заявление) и документы электронной подписью заявителя;
- через любого нотариуса. Запрос (заявление) по установленной форме предоставляется в простой письменной форме нотариусу заявителем лично. Способом получения документов в таком запросе указывается адрес электронной почты заявителя. Нотариус, установив личность заявителя, совершает нотариальное действие по удостоверению равнозначности электронного документа бумажному и направляет запрос в электронной форме в Архив по защищённому каналу связи. При необходимости к запросу прикладываются электронные документы, равнозначные бумажным документам о полномочиях заявителя;
- при отсутствии указанного заявителем способа направления документа документ направляется по адресу, с которого направлен запрос (почтовый адрес, адрес электронной почты).
4.2. В случае направления запроса (заявления) почтовой связью, подлинность подписи заявителя на нем должна быть засвидетельствована нотариально.
4.3. Если запрос компетентного органа в соответствии со ст. 5 Основ направляется на электронную почту НП ЯНАО, он должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью заявителя. К запросу необходимо приобщать документы (копии), подтверждающие право на получение из архива сведений (документов) в соответствии с требованиями Основ.
4.4. Не допускается предоставление работниками нотариального архива сведений, которые требуют проведения комплексного правового анализа документов, содержащихся в наследственном деле. Предоставление работниками нотариального архива сведений может осуществляться на основании проекта ответа, согласованного с ответственным лицом, уполномоченным нотариальной палатой.
5.5. Не выдаются из Архива сведения и копии документов в случае, если у заявителя отсутствуют документы, подтверждающие его полномочия выступать от имени третьих лиц, в отношении которых сделан запрос.
5. Порядок выдачи из нотариального архива наследственного дела.
В случае необходимости оформления дополнительных свидетельств о праве на наследство по находящемуся в нотариальном архиве наследственному делу, заявление в Нотариальную палату Ямало-Ненецкого автономного округа, подается лично лицом, желающим получить свидетельство о праве на наследство (свидетельство о праве собственности на долю в общем имуществе супругов), или через нотариуса, которым будет возобновлено наследственное дело.
Наследственное дело выдается нотариусу, сдавшему наследственное дело на хранение в нотариальный архив. В случае прекращения нотариальной деятельности таким нотариусом наследственное дело выдается нотариусу, определенному решением нотариальной палаты.
6. Сроки исполнения запросов.
6.1. Срок исполнения запроса о наличии (отсутствии) в Архиве сведений, запрашиваемой информации (документов), поступившего от лиц, указанных в п.1 настоящих Правил, составляет не более 5 рабочих дней со дня его получения.
6.2. При затрудненном поиске в отсутствие точных данных, запрашиваемого документа (информации) срок исполнения составляет не более 30 календарных дней.
6.3. Срок исчисляется со дня, следующего за днём поступления запроса (заявления) или оплаты.
7. Не выдаются из нотариального архива:
- документы, находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии;
- документы не прошедшие технического оформления и описания;
Предупреждение: Документ, полученный в электронном виде и подписанный электронной подписью, имеет юридическую силу только в электронном виде, то есть содержится на электронном носителе и включает в себя "присоединенную информацию в электронной форме", представляющую саму электронную подпись. Содержание электронного документа, распечатанное на бумажном носителе, является копией оригинального электронного документа, копия должна быть заверена в соответствии с общепринятыми правилами документооборота - путем нанесения уполномоченным лицом соответствующей надписи ("копия верна") и проставления рядом с этой надписью собственноручной подписи и печати.
